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LOS SIG

alfred @ 22:52

Sistemas de información gerencial.
Los sistemas de información iniciaron su camino en las empresas en la década de los noventa con el fin de cerrar la brecha entre administradores, gerentes y ejecutivos y los ingenieros y técnicos en informática, de manera que el conocimiento de los segundos pueda facilitar y enriquecer el trabajo de los primeros.
La subutilización de la tecnología en las empresas públicas y privadas delata una ignorancia sobre el potencial de la informática.
La resistencia la cambio, el temor que generan las nuevas tecnologías para aquellos que están poco familiarizados con ellas y un alto nivel de apatía son solo algunas de las causas para que la gran mayoría de los equipos que se poseen se usen apenas cono procesadores de texto.
Esta resistencia, hasta cierto punto natural, poco a poco se ha ido venciendo, sobre todo en las empresas privadas, pero sin embargo, el mundo de las computadoras sigue siendo todavía el dominio de una serie de técnicos bastante lejanos del común de los empleados. Esta separación entre los especialistas en informática y el resto de la empresa es una gran debilidad que se sustenta en la mala comunicación existente en ambos sectores. El uso de lenguajes técnicos que no se explican o comparten es solo otro aspecto del mismo problema.
Como parte de esta separación, a veces muy profunda, entre el personal de informática y el de los otros departamentos, se llega a creer que cualquier técnico en informática está capacitado para atender todos los problemas y no son pocas las historias en las que un digitador arruina todo un equipo por haber hecho labores que no le correspondía pero que todos suponían que podía realizar.
Por lo general los especialistas en informática tienen la capacidad de generar programas y conocen el papel primordial de la información. Personal de este tipo, ya sean ingenieros de sistemas o de informática, graduados de computación administrativa o similares, constituyen una fortaleza para las instituciones y sin embargo, muy pocas veces son incorporados a los equipos interdisciplinarios de trabajo.
Otro de los grandes problemas se presenta cuando los mandos medios también desconocen el uso y potencial de la informática y solicitan trabajos sin estar seguros exactamente de lo que necesitan. Se pide por ejemplo una base de datos pero no se dan las indicaciones específicas o, en casos más complejos, se contratan asesorías para que realicen trabajos que un buen sistema de información electrónica puede realizar. Se cae entonces en la duplicación de funciones y en el despilfarro del presupuesto.
Al hablar de tecnología informática se debe pensar en los equipos, los programas, los sistemas de información y comunicaciones de manera integrada, como una sola herramienta disponible y se debe buscar la manera en que ésta se vuelva realmente útil para el logro de los objetivos de la empresa.
La falta de instrumentos para medir los beneficios de un sistema de información estratégica ha provocado que no se puedan cuantificar los costos y las ganancias de forma que el uso de estos sistemas como herramienta pueda valorarse tanto en términos monetarios como de servicios finales. Cuando el gerente no sabe valorara el potencial de los sistemas de información, lo único que puede cuantificar es el gasto de un departamento y un montón de empleados que compran equipo nuevo dos veces por año.
El uso de los sistemas de informática debe ser parte de la labor gerencial facilitando la información, el seguimiento de los procesos y el planteamiento de nuevas estrategias en todos los campos. Se debe introducir la informática en la toma de decisiones (acción gerencia). Esto requiere una actitud positiva hacia la tecnología que implique cambiar, no solo los equipos sino la misma estructura de la organización, los procesos y los procedimientos.
¿Quién diseña los SIG?
Debido a que los informáticos suelen permanecer cono un sector apartado del resto de los empleados de una empresa o institución, se cree que sólo ellos tiene la capacidad de diseñar procesos en los cuales la tecnología se convierta en instrumento de mejoras. Sin embargo, abundan las experiencias en las que equipos de ejecutivos han logrado exitosos cambios al plantear una idea original a los informáticos que luego la convierten en realidad.
Un grupo de empleados ejecutivos de la empresa Cuttler Hammer encargado de las comunicaciones con la casa matriz, empezó a preocuparse por la forma de mejorar la comunicación de manera directa sin tener que depender de Racsa, para ello estudiaron las posibilidades de innovación tecnológica y una vez implementado el nuevo sistema, la empresa logró ahorrar cerca de $250 mil mensuales. Más adelante el mismo equipo programó su trabajo para abarcar períodos anuales y mejoraron enormemente su eficiencia.
Una agencia de publicidad que tenía constantes problemas para hacer llegar sus trabajos a La Nación, logró implementar un sistema tecnológico de fibra óptica que permite que en cuestión de minutos la información pase de las computadoras de los creativos de la agencia, a las del departamento de arte del periódico, reduciendo los costos de transporte e impresión de artes y eliminando la posibilidad de quedar fuera del cierre de edición. Esta genial idea no vino directamente de los informáticos pero sí fue implementada con el apoyo de ellos y el uso de unos cuantos paquetes de computación en ambas empresas.
Es común que el uso de la tecnología genere una serie de problemas cuando los procesos están mal diseñadas, así una operación que se lleva cinco minutos, en la computadora tarda cerca de 20 minutos. El problema no es entonces el uso o no de la computadora sino de rediseñar el proceso logrando que dure no cinco sino tres minutos. La informática es un instrumento.

Cuando los proyectos fracasan
Los sistemas de información pueden fallar porque son productos humanos y sobre todo porque en su diseño se emplean procedimientos tradicionales propensos al error.
Uno de los principales problemas suele presentarse en la fase de planificación del proyecto si se pasan por alto algunas de las variables, por ejemplo "comunicaciones" (prever que se "caiga" el sistema, que se sature la central telefónica, que se agoten las baterías de respaldo, etc.). En la medida en la que no se rediseñe crece exponencialmente la posibilidad de fallar.
Cuando un sistema "se cae" el primer problema es determinar en dónde esta la falla y para ello es necesario revisar componente por componente pero cuando la falla es constante, es casi seguro que se trata de un error en el diseño. Hacer el diagnóstico no es fácil, pero antes de rediseñar se debe descartar cualquier fallo técnico, virus, etc.
El diseño -o rediseño- de un sistema de información es la parte de mayor cuidado pues de ella depende el éxito y la eficiencia del mismo. Es un trabajo conjunto entre los informáticos y los gerentes o encargados de ejecutar los proyectos.
Un ejemplo útil en este caso es la construcción de una casa. Se empieza haciendo un esbozo de lo que se desea y sobre esa base se trabaja hasta conseguir el anteproyecto. Pero no es el arquitecto el que decide el tipo de casa que construirá sino el cliente el que le va dando las indicaciones y va tomando las decisiones sobre la casa. El arquitecto, como el informático. Plasma las ideas del cliente complementándolas con sugerencias y conocimientos. En el caso de sistemas de información, el gerente no puede dejar solo al informático porque éste puede terminar haciendo la el diseño que él cree es más útil y puede que sus ideas no se ajusten realmente e los requerimientos.
Ahora, hay quienes no creen necesario pagarle a un arquitecto para diseñar una casa y prefieren contratarlo sólo por etapas o pagar menos para que cualquier aficionado (o ellos mismos) lo hagan, los conocimientos de los expertos son subestimados. Es importante recordar que para obtener los mejores resultados se debe disponer de los recursos y el tiempo suficiente.

Tecnología y estrategia
La tecnología informática impacta a la estrategia en dos niveles: interno y competitivo. A nivel interno la discusión ya se ha dado y debido a que se trata de instituciones públicas, en lugar de "nivel competitivo" se enfatizará en nivel de impacto sobre el servicio al cliente. Es típico el caso del cliente que solicita una información y se le dice "venga dentro de quince días" cuando se sabe que con un simple cambio tecnológico en los procedimientos, se podría acceder a esa información en una hora o, aún más, con un servidor conectado a internet se le podría permitir al cliente que busque por sí mismo lo que necesita.
El uso de la tecnología debe impulsar la innovación de los servicios y de los procesos que ya se tienen, la cooperación con otras entidades para agilizar procesos y la integración de los sistemas de información. Por ejemplo, en el caso de la construcción de una casa, el primer paso consiste en obtener los permisos municipales. Este trámite puede tardar hasta meses mientras la municipalidad realiza la investigación, el avalúo de peritos y se contacta con el registro de la propiedad, con la integración de sistemas de información se ahorraría tiempo y dinero.

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